토스포스로 바꿀 때 매출 데이터, 백업할 파일 3가지

새 포스기 설치 날짜를 잡아 두고 나서야 “그럼 작년 매출은 어디서 보지?”가 떠오르는 사장님이 적지 않을 겁니다. 기사님이 쓰던 기계를 걷어 가는 날, 그 안의 기록도 같이 나갈 수 있습니다.

토스포스로 바꿔도 과거 매출 내역은 저절로 따라오지 않으니, 해지 전에 쓰던 포스에서 매출 엑셀·결제 내역·상품과 고객 목록 3가지 파일을 직접 받아 두는 것이 순서입니다. 공식 가이드상 옮겨 주는 것은 상품과 고객 정보 쪽입니다.

---

1. 토스포스로 넘어가는 데이터는 상품·고객 정보입니다

토스플레이스 공식 가이드에 적힌 이관 경로는 상품 대량 등록, 고객 정보 이사, 선불권 이관 세 가지입니다. 쓰던 포스의 과거 매출·결제 내역을 가져오는 메뉴는 가이드 전문에서 찾을 수 없었습니다.

출처: 토스플레이스 사용 가이드(2026-10-04 확인)

상품 등록은 쓰던 포스 파일을 그대로 넣는 방식이 아닙니다. 토스 양식을 내려받아 상품명·카테고리를 옮겨 적어야 하고, 상품명이 겹치거나 필수값이 비면 오류로 돌아옵니다. 메뉴가 100개 넘는 매장이라면 쓰던 포스에서 상품 목록 엑셀부터 뽑아 두는 편이 빠릅니다.

단골 포인트 잔액이 숫자 그대로 넘어가는지는 가이드에 적혀 있지 않습니다. 선불권 이관도 공식 문구가 “도와드릴 예정”이라, 상담 때 대상과 범위를 먼저 확인해야 합니다.

🧮 내 매장 기준으로 따져보려면 — 결제기기 맞춤 추천 받기 (6~12문항 · 연락처 없이 결과 확인)

브랜드마다 무엇을 공개하고 있는지는 이지포스·오케이포스·토스포스, 공개 DB 비교 5축에서 같은 잣대로 견줘 두었습니다.

2. 해지 전에 쓰던 포스에서 받아 둘 파일 3가지

토스포스 설치 전에 받아 둘 파일은 기간 전체 매출 엑셀, 결제·취소 내역, 상품·고객 목록입니다. 셋 다 기기를 걷어 가기 전에, 쓰던 포스 계정이 살아 있을 때 받아야 합니다.

• 매출 엑셀(기간 전체) — 개업일 또는 최소 5년 전부터 해지일까지, 일별·월별 매출현황
• 결제·취소 내역 — 결제수단별(카드·현금·간편결제) 구분과 취소 건이 함께 나오는 파일
• 상품·고객 목록 — 메뉴·가격·카테고리, 고객 연락처·포인트 잔액

포스 안에서 볼 수 있는 기간이 짧은 경우가 있습니다. 오케이포스 공식 사용법은 포스 프로그램 안 매출을 최대 3개월까지 보여 주고, 그 이전은 웹 영업정보시스템에서 엑셀로 받으라고 안내합니다. 웹 로그인 아이디를 모르면 설치 대리점에 물어야 합니다.

마감 직후에 하나 더 확인할 것이 있습니다. 같은 사용법에는 인터넷 상태에 따라 매출 일부가 서버로 안 넘어갈 수 있고, 환경설정의 매출자료전송으로 다시 보낼 수 있다고 적혀 있습니다. 철거 전날 마감 정산을 마친 뒤 미전송 건부터 털어 두세요.

해지한 뒤 웹 계정이 언제까지 열리는지는 확인한 공식 안내가 없었습니다. 업체마다 다를 수 있으니 해지 신청서를 내기 전에 “해지 후 며칠까지 조회되나요”를 물어 두는 편이 안전합니다. 약정과 위약금 순서는 카드단말기 위약금, 계약서 4장부터 꺼내세요에 정리했습니다.

3. 매출 장부는 몇 년 보관해야 하나요? 5년입니다

장부와 증거서류는 해당 세금의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 국세기본법 제85조의3 제2항이 정한 기준이고, 전산으로 만든 장부도 정보보존 장치에 보존할 수 있게 돼 있습니다.

출처: 법제처 국가법령정보센터 현행 조문(2026-10-04 조회)

계산해 보면 기간이 생각보다 깁니다. 2026년 하반기 매출의 부가세 확정신고 기한은 2027년 1월 25일이라 5년을 더하면 2032년 1월 무렵이고, 같은 해 종합소득세 기한(2027년 5월 31일)에 맞추면 2032년 5월 말 무렵까지 갑니다.

포스 매출 엑셀이 곧 법이 말하는 장부라는 뜻은 아닙니다. 다만 세무서가 신고 내용을 묻거나 경정청구를 할 때 매출을 증명할 근거가 되므로, 장부를 맡긴 세무사에게 어떤 파일을 남길지 한 번 확인해 두세요.

4. 카드 매출은 밖에 남고, 현금 매출은 포스에만 남습니다

카드 매출은 카드사 쪽 기록이 따로 남아 포스를 바꿔도 다시 조회할 수 있습니다. 현금영수증 없이 받은 현금 매출은 쓰던 포스 기록이 사실상 유일한 근거라, 백업 1순위입니다.

출처: 여신금융협회 가맹점 카드매출 조회 시스템, 국세청 홈택스

여신금융협회 카드매출조회는 카드 승인·매입 내역과 대금 입금 내역을 무료로 보여 줍니다. 몇 년 전 자료까지 볼 수 있는지는 공식 안내에 적혀 있지 않으니, 필요한 기간은 지금 받아 두는 편이 낫습니다. 조회 화면에서 무엇을 뽑으면 되는지는 카드매출 조회, 세 값만 뽑으면 끝납니다에 있습니다.

단골 연락처는 성격이 다릅니다. 고객 정보를 새 업체로 넘기는 일은 개인정보 처리를 맡기는 곳이 바뀌는 일이라, 개인정보보호법 제26조가 정한 수탁자 공개 항목을 매장 개인정보처리방침에서 함께 고쳐야 하는지 업체에 확인해 보세요.

전환 일정은 이 순서로 잡으세요

1. D-14 — 쓰던 포스 약정 만료일과 해지 후 조회 가능 기간 확인
2. D-7 — 매출 엑셀(기간 전체)·결제 내역·상품·고객 목록 다운로드
3. D-3 — 새 포스에 상품 엑셀 업로드, 고객 정보·선불권 이관 문의
4. D-day — 마감 정산 후 미전송 매출 재전송, 그다음 기기 철거
5. D+30 — 첫 달 카드매출조회 금액과 새 포스 매출 대조

새 포스 개통일은 월초로 잡는 편이 정리하기 쉽습니다. 한 달 매출이 두 시스템에 나뉘면 부가세 신고 때 두 파일을 합쳐야 하기 때문입니다. 반기 경계(1월 1일·7월 1일)에 맞추면 한 과세기간이 통째로 한쪽에 남습니다.

첫 달 대조는 간단합니다. 카드매출조회의 월 승인 합계와 새 포스의 카드 매출 합계를 나란히 놓고, 차이가 나면 취소 건과 미전송 건부터 봅니다. 금액이 맞으면 그달 엑셀을 내려받아 예전 파일과 같은 폴더에 넣어 두면 5년 보관 준비가 끝납니다.

신청과 설치 단계는 글293 토스단말기 신청부터 설치까지 4단계, 기존 매장 체크 (2026-10-05 발행 예정)에서 순서대로 다룹니다. 포스커넥트는 매장 상황에 맞는 POS·단말기·테이블오더 선택을 돕는 브랜드입니다.